Datasäkerheten och att skydda elektronisk information bör vara högsta prioritet bland alla företagare oavsett arbetsplatsens storlek. När du gör en sammanställning av all den information och data som ett företag sparar och förvarar kan du snabbt se att ett intrång och stöld av just elektroniskdata kan få katastrofala följder. Det handlar om kontaktuppgifter till leverantörer och kunder, kopior av beställningar och fakturor, och listor på anställdas löner, personnummer och adresser.
Här följer en lista över några av de absolut viktigaste och mest grundläggande stegen varje företag bör ta för att skydda sin elektroniska data.
Starka lösenord
Det sägs ofta men det tål att sägas igen: ha starka lösenord. Det är med hjälp av starka lösenord som du till största delen kan skydda elektroniskdata, och den som har ett lösenord som är lätt att gissa gör det lätt för tjuven att logga in och ta del av privat information. Ett bra och så kallat starkt lösenord är ett lösenord som innehåller en kombination av stora och små bokstäver, siffror och symboler såsom ett utropstecken eller en punkt. Lösenordet ska helst vara mellan 8 och 12 karaktärer långt.
Microsoft stödjer denna bild av hur ett bra lösenord ska se ut, och uppmanar också att undvika lösenord som innehåller ditt husdjurs namn, din födelsedag, vanliga eller personliga ord som stavas baklänges eller en serie av bokstäver och siffror som ligger bredvid varandra på tangentbordet. Alla lösenord ska uppdateras regelbundet, vilket betyder med minst 90 dagars mellanrum.
Det sista tipset när det gäller lösenord är att aldrig skriva ner sina lösenord eller dela dem med vänner och kollegor. Om lösenordet ska vara effektivt måste det framförallt vara privat.
Investera i säkra brandväggar
Elektroniska brandväggar, eller så kallade ”fire walls” som de heter på engelska, är helt enkelt barriärer och staket som hindrar att information sipprar ut eller att otillbörliga användare tar sig in på ditt företags servrar. Stabila och kontinuerligt uppdaterade brandväggar är ett måste för att behålla elektronisk säkerhet inom organisationen, och en investering som definitivt betalar sig i längden.
En brandvägg som tjänst för att öka säkerheten är något som ska ses över regelbundet, vilket betyder minst en gång i kvartalet eller halvåret, beroende på företagets storlek och de volymer av data som hanteras. Det kan också rekommenderas att få hjälp av proffs att installera en bra brandvägg, samt att ta hjälp med it drift och it support av densamma. Detta för att försäkra att brandväggen är rätt installerad och fungerar som den ska.
Uppdatera företagets antivirusprogram
På samma sätt som en brandvägg hindrar data från att läcka ut, och hindrar att elektronisk information sprids utanför de gränser där de hör hemma, skyddar ett antivirusprogram både enskilda användare och företaget som helhet genom att göra det i princip omöjligt för otillbörliga användare att ta sig in. Ett skarpt antivirusprogram är en viktig del i att skydda företagets elektroniska information och något som är väl värt att både investera i en gång, men också att underhålla och uppdatera regelbundet.
Mjukvara och hårdvara av senaste snitt
På samma sätt som brandväggar och antivirusprogram behöver uppdateras och ses över regelbundet behöver företagets mjukvara, alltså de program som används, uppdateras regelbundet. Genom att minst en gång i kvartalet se över mjukvaran, och göra de uppdateringar som systemen kräver, så är du väl rustad och ligger i framkant gällande säkerheten på den data som systemen hanterar och lagrar.
På samma sätt som programvaran uppdateras kan det finnas en poäng i att se över vilken typ av hårdvara som används inom företaget. Gamla datorer med långsamma processorer kan kanske inte längre hantera moderna brandväggar och antivirusprogram, och det kan därför vara en poäng att regelbundet se över de maskiner och enheter som används och hur de kopplas samman för att skapa interna nätverk.
Skydda bärbara datorer och mobiler
I takt med att bärbara enheter som laptops och smartphones blivit en del av företagskulturen och sättet vi arbetar har kravet på säkerheten höjts markant. Inte bara är det lättare att tappa eller stjäla en mindre enhet, men det finns också en ökad risk för stötar och fall som kan skada hårdvaran och därmed också den data som lagras. Skydda därför portabla enheter lite extra, gärna genom kryptering och genom att spara mot en molntjänst istället för mot den egna hårddisken.
Utbildning
Det viktigaste steget mot att öka den interna säkerheten, och skydda den data som lagras inom företaget, är att utbilda personalen och anställda i alla led, inom alla avdelningar, för att få till ett säkerhetstänk som genomsyrar hela organisationen. När det kommer till att skydda elektroniskdata är ett företag aldrig starkare än sin svagaste länk, vilket är en viktig aspekt i sammanhanget.